Die drei wichtigsten Aufgaben des Tages

Die drei wichtigsten Aufgaben des Tages – Die beste und einfachste Zeitmanagementtechnik

Wer wünscht sich nicht produktiver zu sein? Vermutlich fast jeder, denn dadurch hat man mehr Zeit für die Dinge, die einem viel bedeuten.

Ich habe mir damals immer viele Aufgaben für den folgenden Tag vorgenommen. Meistens habe ich aber erst während des Tages erkannt, was ich alles machen musste bzw. sollte. So blieb nicht viel Zeit für diese Dinge, da ich mit etwas anderem beschäftigt war. Von Planung also keine Spur.

Aber das änderte sich mit einer sehr einfachen Zeitmanagementtechnik. Durch sie erkannte ich die wichtigsten Aufgaben des Tages (ganz nach dem Pareto-Prinzip) und sparte viel Zeit, die ich sonst mit weniger wichtigen Dingen verbracht hätte. Ich bemühte mich, mich nur auf die nachfolgend beschriebene Technik zu konzentrieren und alles weitere erst zu erledigen, wenn ich noch Zeit hatte.

The three most important tasks – Die drei wichtigsten Aufgaben

Ich möchte dich nun nicht länger auf die Folter spannen, denn ich weiß wie kostbar deine Zeit ist. Hier nun DIE Zeitmanagementtechnik, die mich vollkommen überzeugt hat und dir extrem viel Zeit sparen und Stress vermeiden kann: The three most important tasks (deutsch: die drei wichtigsten Aufgaben). Ich habe sie vor einiger Zeit auf zenhabits.net entdeckt.

Die Technik ist ganz einfach: Schreibe dir an einen gut sichtbaren Ort die drei wichtigsten Aufgaben des nächsten Tages auf.

Hier tut es auch ein Notizbuch oder dein Smartphone, aber es kann sein, dass du im Laufe eines hektischen Tages vergisst in deinem Notizbuch oder Smartphone nachzuschauen. Daher empfehle ich dir die drei Aufgaben auf einem Whiteboard zu notieren. Ich schaue – wenn ich zu Hause bin – ziemlich oft auf mein Whiteboard. Bei jedem Blick sehe ich, welche Aufgaben ich erledigen wollte (näheres zu der Aufgabenwahl im nächsten Abschnitt).

Ich schreibe in die rechte obere Ecke des Whiteboards „3MIT:“ für „three most important tasks“ und notiere mir dann meine drei ausgewählten Aufgaben. Das ganze mache ich meist für die nächsten zwei bis drei Tage.

Vor allem für mein Studium habe ich fast jeden Tag etwas zu erledigen und kann die Aufgaben mit dieser Technik leichter verteilen. Lernen solltest du sowieso am besten über längere Zeit aufgrund der Vergessenskurve verteilen (mehr Informationen kannst du in meinem Karteikarten-Artikel nachlesen).

Ich verwende diese Technik im Moment ausschließlich für meine privaten Projekte und noch nicht für die Arbeit. Die 3MIT-Technik lässt sich meiner Meinung nach jedoch auch hervorragend für die Arbeit einsetzen.

Während ich diese Zeilen schreibe lässt mich der Gedanke nicht mehr los, es sofort für die Arbeit auszuprobieren. Denn: Auch für Arbeitszwecke sollte man sich auf die drei wichtigsten Aufgaben zuerst konzentrieren und erst anschließend die Begleitaufgaben erledigen. Natürlich nur, wenn es die Arbeitssituation zulässt.

Warum diese Technik so wirksam ist

Die Wirkungsweise möchte dich dir anhand eines Beispiels aufzeigen, was ich vor einiger Zeit gefunden habe.

Stell dir vor du hast eine leere große Vase und drei Sorten von Steinen. Die einen sind so groß wie deine Handflächen. Andere so groß wie normale Kieselsteine und die kleinsten sind so groß wie Sandkörner.

Die Sandkörner stellen die weniger wichtigen und kleinen Aufgaben dar. Aufgaben, die ein wenig mehr Zeit und Aufwand verlangen, sind die normalen Kieselsteine. Die ganz großen Steine sind die wirklich wichtigen Dinge, die für deinen Erfolg entscheidend sind und viel Aufwand benötigen; also quasi die großen Brocken.

Wenn du versuchst zuerst die ganz kleinen Aufgaben (Sand) und dann die etwas größeren (normale Kieselsteine) in die leere Vase zu legen, dann bleibt kein Platz mehr für die eigentlich wichtigsten Dinge (große Steine).

Bei falscher Priorisierung verschenkst du viel Potenzial.
Bei falscher Priorisierung verschenkst du viel Potenzial.

Die Vase stellt deine Zeit dar. Sie ist kostbar und beschränkt. Jeder hat nur 24 Stunden am Tag. Verschwende deine Zeit also nicht, denn sie ist deine wichtigste Ressource.

Nun, was hat das Ganze mit der vorgestellten Zeitmanagementtechnik zu tun?

Ganz einfach! Wenn du zuerst die großen Brocken in die Vase legst, passen in den Zwischenräumen immer noch die etwas kleineren Steine. Die Vase wirkt dann meist schon so gut wie voll, aber sie kann noch sehr viel Sand in den verbleibenden Zwischenräumen aufnehmen. Du wirst erstaunt sein, wie viel Sand in die Vase noch passen wird. Probiere es einfach mal selbst aus 😀

Das Ganze hat zur Folge, dass du wesentlich mehr Zeit sinnvoll nutzen kannst. Und das wichtigste: Die großen Aufgaben und Erfolgstreiber sind von Beginn an eingeplant und werden nicht von weniger wichtigen Aufgaben verdrängt. Erledige also immer zuerst die Sachen, die dich am schnellsten zum Erfolg führen werden und fülle deine restliche Zeit mit „Sand“ auf. 😀

Hier werden die gleichen Steine in die Vase gefüllt; nur in besserer Reihenfolge:

Mit richtiger Priorisierung wird keine Zeit verschenkt.
Mit richtiger Priorisierung wird keine Zeit verschenkt.

Für mehr Informationen zum Thema Zeit und Aufgaben kann ich dir noch den Artikel über das Parkinsonsche Gesetz empfehlen. Dort findest du weitere Tipps, wie du dieses Gesetz brechen kannst.

Als guter Nebeneffekt wirst du deine priorisierten Aufgaben auch besser im Hinblick auf deine Willenskraft managen. Die großen Dinge brauchen mehr Willenskraft. Wenn du erst den Sand und die kleinen Kieselsteine bearbeitest ist oft keine Willenskraft mehr für die großen Aufgaben verfügbar. Nicht nur deine Zeit ist kostbar und begrenzt, sondern auch deine Willenskraft. Nutze sie intelligent für die richtigen Ziele.

Auswahl der Aufgaben

Du wirst vielleicht jetzt fragen: Welche Aufgaben sollte ich nun für diese Zeitmanagementtechnik verwenden?

Im Grunde ist jede Aufgabe geeignet, die dir als wichtig erscheint. Ich empfehle dir trotzdem ein wenig über die Wichtigkeit nachzudenken.

Was sind die Konsequenzen, wenn du die Aufgabe nicht erledigst, oder etwas später?

Welche Aufgabe könnte mich stattdessen weiterbringen?

Was für ein Ziel habe ich vor Augen? Trägt diese Aufgabe bei, dieses Ziel zu erreichen?

Die letzte Frage ist ganz entscheidend, denn ich würde alle Aufgaben (vorallem private) streichen, die nichts mit meinem Ziel zu tun haben. Dazu habe ich einen kurzen Artikel verfasst, der erklärt warum viele Pläne immer an einem Punkt scheitern. In dem Artikel erfährst du, warum du dein Ziel immer vor Augen haben musst.

Wenn du die drei wichtigsten Aufgaben erkannt hast, dann schreibe sie auf dein Whiteboard, Notizblock, Kalender oder ähnliches.

Warum nur drei Aufgaben?

Für die Anzahl der Aufgaben wird immer wieder „drei“ empfohlen. Drei Aufgaben lassen sich oft an einem Tag erledigen. Bei zu vielen Dingen wirst du vielleicht nicht fertig und wirst demotiviert. Natürlich kannst du bei Bedarf von der Vorgabe abweichen. Ich mache das, wenn ich eine riesen Aufgabe vor mir habe und sie entsprechend lange dauern wird. Wenn die Aufgaben manchmal eher klein sind, dann würde ich überlegen, ob ich nicht vier auf die Liste setze.

Was spricht noch für die „Drei wichtigsten Aufgaben“-Technik?

Durch die gut sichtbare Platzierung der drei wichtigsten Aufgaben wirst du immer wieder daran erinnert, was du dir vor einem Tag vorgenommen hast. So steigt deine Motivation und du wirst eher mit deiner Aufgabe anfangen.

Du hast dir das Ziel erst am Vortag gesetzt. Ich denke mir immer: Es kann ja nicht sein, dass ich die Dinge, die ich mir gestern vorgenommen habe, bereits heute nicht umgesetzt bekomme. Dadurch alleine ringe ich mich oft schon durch, einfach anzufangen. Das vermeidet auch die lästige „Analyse Paralyse“ (hier mein Artikel hierzu: Analyse-Paralyse).

Wenn du eine Aufgabe erledigt hast, solltest du die Aufgabe durchstreichen oder weglöschen (bei einem Whiteboard). Das signalisiert dir einen kleinen Erfolg. Wenn du alle Aufgabe auf der Liste durchgestrichen oder gelöscht hast, dann hast du das Soll des Tages erfüllt. Alle weiteren Erledigungen sind optional.

Ich habe aber die Erfahrung gemacht, dass ich nach dem Weglöschen aller Aufgaben erst richtig motiviert bin. Durch die Zufriedenheit und das Gefühl bereits alles geschafft zu haben, kann ich manchmal noch weiter an kleineren Dingen arbeiten.

Erinnerst du dich an die normalen Kieselsteine? Nun ist es Zeit diese anzupacken!

Zusammenfassung

Schreibe deine drei wichtigsten Aufgaben des Tages (oder der nächsten paar Tage) auf und konzentriere dich komplett auf die Erledigung dieser wichtigen Dinge. Sie werden dich am weitesten bringen und du wirst so immer auf deinem Zielkurs bleiben. Wenn du diese Zeitmanagementtechnik einige Male verwendet hast, machst du sie jeden Abend sehr gerne und sie wird zur Gewohnheit.

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Hast du diese Technik schon einmal verwendet? Verwendest du eine ähnliche Technik?

Schreibe deine Antworten gerne in die Kommentare.

Schöne Grüße,

Michael

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