Pareto-Prinzip

Mithilfe des Pareto-Prinzips zu effizientem Zeitmanagement

Auch diese Regel – wie die Pomodoro-Technik – wurde von einem Italiener entdeckt. Am Anfang des 19. Jahrhunderts untersuchte Vilfredo Pareto die Verteilung des Bodenbesitzes von Italien. Er kam zum Ergebnis, dass sich 80% des Bodenbesitzes auf 20% der Familien aufteilte. Infolgedessen empfahl er italienische Banken sich auf die 20% der Bevölkerung zu konzentrieren, bei denen die Banken am meisten Geschäft machen konnten. Mit dieser Aussage machte er sich zwar nicht beliebt, aber er erkannte erstmals die 80/20-Regel. Die Regel wird auch häufig – nach seinem Erfinder – Pareto-Prinzip genannt.

Beispiele zur 80/20-Regel

Die 80/20-Regel kommt in vielen Bereichen des Lebens vor. Im Geschäftsleben kommt man immer wieder zu der Erkenntnis, dass 80% des Umsatzes mit 20% der Kunden gemacht werden. Auch in der Projektarbeit können häufig 80% des Projektergebnisses mit 20% des Aufwands erreicht werden.

Aber auch im privaten Bereich findet man das Pareto-Prinzip. Zum Beispiel werden in 80% der Zeit nur 20% des Kleiderschranks getragen.

Schaubild zum Pareto-Prinzip

Aber es sind nicht immer 80/20!

Die gewählten Beispiele sollen nur das Grundprinzip veranschaulichen. Es muss nicht immer genau 80%/20% vorkommen. Eine denkbare Verteilung wäre auch 90%/10%, oder 70%/30%. Man sollte sich nicht auf die genauen Prozentwerte versteifen.

Zu beachten ist auch, dass die beiden Prozentsätze summiert nicht 100% ergeben müssen, da zwei verschiedene Variablen betrachtet werden. Aufwand ist nicht gleich Nutzen. Es könnte auch eine 30%/90%-Verteilung geben. Sie sagt aus, dass ein Aufwand von 30% der maximal möglichen Arbeit eine Ergebniswirkung von 90% des maximalen Ergebnisses erzielt.

Außerdem kann man bei manchen Problemstellungen mit einem bestimmten minimalen effektiven Aufwand einen hundertprozentigen Ertrag erreichen. Ein Beispiel wäre das Krafttraining. Hier sollte ein neuer Trainingsreiz gesetzt werden, um die Kraftentwicklung voranzutreiben. „Viel hilft viel“ ist in diesem Fall ab einer bestimmten Schwelle sogar kontraproduktiv, da die Regeneration unnötig in die Länge gezogen wird. Ein weiteres Beispiel wäre das Bräunen der Haut. Ab einem gewissen Niveau wird die Haut nicht brauner, nur weil man sich länger den UV-Stahlen aussetzt.

Wie hilft die Pareto-Regel beim Zeitmanagement?

Die Pareto-Regel hilft dir deine kostbare Zeit auf die Aufgaben zu konzentrieren, die dich am meisten voranbringen. Durch das Ungleichgewicht von Ursache und Wirkung wirst du viel effizienter. Das heißt, du verbrauchst für ein gutes Ergebnis nur 20% deiner Zeit.

Es ist zu entscheiden, ob wirklich ein „perfektes“ Ergebnis erwartet wird. Lohnen sich die restlichen 80% der Arbeit wirklich im Anbetracht des zusätzlichen Nutzens? Oder reicht eine gute Lösung und sollte man die verbleibende Zeit nicht lieber in andere wichtigere Aufgaben investieren? Denn Perfektion ist eine ineffiziente Angewohnheit.

Um die entscheidenden 20-Prozent zu erkennen, solltest du als Erstes herausfinden, was für deinen Erfolg die wichtigsten Aufgaben sind. Diese werden höher priorisiert als kleine und weniger entscheidende Tätigkeiten, die einen Großteil deiner Energie verschwenden.

Gefahren des 80/20-Prinzips

Das Pareto-Prinzip kann aber auch zu negativen Auswirkungen auf das eigene Verhalten führen. Um 100% zu erreichen sind auch 100% der Arbeit aufzuwenden. Wenn man immer nur nach der 80/20-Regel vorgeht, wird man dazu verleitet nur minimalen Einsatz zu geben und das Pareto-Prinzip wird als Ausrede missbraucht.

Manche Aufgaben können auch nicht nach dem 80/20-Prinzip bearbeitet werden. Zum Beispiel müssen manche E-Mails beantwortet werden, obwohl diese meist nicht der Pareto-Regel folgen. Diese Tätigkeiten müssen trotz der geringen Ergebnisauswirkung erledigt werden.

Fazit

Im Grunde ist das Pareto-Prinzip sehr hilfreich. Mir hat es geholfen mich auf das Wesentliche und Neue zu konzentrieren. Ich habe bei Lesen von Büchern immer alles gelesen. Ich las zum Beispiel auch das Vorwort und die Einleitungen. Außerdem las ich auch schon mir bereits Bekanntes. Seit dem ich das Pareto-Prinzip beim Lesen anwende, hat sich mein Zeitaufwand erheblich reduziert. Ich lese nur noch die Abschnitte, die mich am meisten weiterbringen. Die unnötigen Zeitfresser klammere ich einfach aus.

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