Durch das Parkinsonsche Gesetz zu einem besseren Zeitmanagement

Parkinsonsche Gesetz – Brich dieses Gesetz für ein besseres Zeitmanagement

Du sollst das Parkinsonsche Gesetz brechen!

In diesem Artikel erfährst du warum.

Viele kennen das: Man hat noch einige Monate Zeit um sich auf die Prüfung vorzubereiten. Allerdings vergehen die Tage ohne produktiv zu lernen. Erst in den letzten Tagen wird wie verrückt gelernt, um das nötige Wissen in den Kopf zu kriegen. Meist viele Stunden am Stück. Das ist nicht nur anstrengend, sondern auch total ineffizient. Die typische Studentenkrankheit eben.

In meiner Situation kann ich mir dieses Vorgehen nicht leisten. Meine Arbeit und mein berufsbegleitendes Studium verlangen ein besseres Zeitmanagement. Ich möchte auch auf die positiven Eigenschaften von Sport und genügend Schlaf nicht verzichten. Daher nutze ich die verschiedensten Zeitmanagementtechniken.

Insbesondere gilt es erstmal die grundlegenden Ursachen von Prokrastination (Aufschieben) und von Unproduktivität zu erkennen.

Woher kommt das Parkinsonsche Gesetz?

Der Ursprung dieses oben vorgestellten unlogischen Verhaltens wird beispielsweise durch das Parkinsonsche Gesetz erklärt.

Herrn Parkinson ist 1955 aufgefallen, dass die Arbeit sich der verfügbaren Zeit anpasst.

Hier das berühmt Zitat von Herrn Parkinson:

„Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung verfügbar ist“ – Cyril Northcote Parkinson 1955 (englischer Historiker und Autor)

Dieser Mann hat auch ein Buch zu diesem Thema veröffentlicht. Hier der Amazon-Link zum Buch.

Bekannt wurde das Parkinsonsche Gesetz in Zeiten der steigenden Bürokratie. Es wird und wurde angenommen, dass harte und lange Arbeit besser ist als schnellere und intelligentere Arbeit.

Die Person, die z.B. bis in die Abendstunden im Büro sitzt wird als besser und produktiver wahrgenommen. Der Einsatz der Person ist wirklich hervorragend, doch lässt sich die Arbeitsdauer nicht mit der Leistung vergleichen.

Eine andere Person arbeitet vielleicht die Hälfte, schafft aber das Doppelte an Aufgaben. Diese Person ist somit durch intelligentes Zeitmanagement wesentlich produktiver.

Ich persönlich möchte meine Aufgaben erledigt haben und zwar so schnell und so gut wie möglich. Es reicht oft nicht eine kleine Aufgabe gut zu erledigen, dafür aber Monate zu brauchen.

Wie kann ich das Parkinsonsche Gesetz brechen?

Zu allererst eine Übersicht über die nachfolgend dargestellten Tipps:

  • Begrenze deine Zeit
  • Definition des Ziels
  • Vermeide Zeitfresser
  • Verwende Uhrzeit-Begrenzungen
  • Plane schon die nächsten Aufgaben

1) Begrenze deine Zeit

Stell dir vor du hast für eine Aufgabe nur noch einige wenige Tage. Hier wirst du viel schneller und produktiver arbeiten, als bei einem Termin in einigen Monaten.

Setze dir eigene Deadlines!

Schätze die Zeit, die du für die Aufgabe brauchen wirst. Vermeide aber den häufigsten Fehler: Puffer! Viele (auch ich) planen für die Aufgaben viel zu viel Zeit ein. Es wird kein Puffer benötigt. Genau das Weglassen der zusätzlichen Zeit wird dich produktiver werden lassen. Plane lieber etwas knapper. Stell aber sicher, dass die Deadlines realistisch sind. Sie sollen dich fordern, aber nicht überfordern. Sei aber dennoch ehrlich zu dir.

Um bei einzelnen Lerneinheiten und Tätigkeiten die Zeit im Auge zu behalten, empfehle ich die Pomodoro-Technik. Sie begrenzt ganz automisch deine Zeit und plant Pausen ein. Berechne die benötigten Pomodoris auch lieber etwas knapper. So musst du schneller arbeiten und vermeidest das Abschweifen von der Aufgabe.

Fokussiere dich auch auf das Wesentliche; auf das was dich am schnellsten weiterbringt. Hierzu kann ich das Pareto-Prinzip (80/20-Regel) empfehlen. Schau dir einfach meinen Artikel zu diesem tollen Prinzip an. Es hilft sich nicht in unnötigen Details zu verlieren.

2) Definition des Ziels

Wenn du kein klares Ziel hast, dann wird es schwierig darauf hinzuarbeiten. Definiere, was die Erledigung der Aufgabe auszeichnet. Arbeite dann gezielt auf das Ergebnis hin. Mithilfe des Pareto-Prinzips wird es dir viel schneller gelingen, Fortschritte zu verzeichnen.

Verwende auch den sogenannten Flow. In meinem Artikel erfährst du, wie du die optimalen Bedingungen für ihn schaffen kannst.

3) Vermeide Zeitfresser

Es gibt typische Zeitfresser: E-Mails, Facebook, Textnachrichten. Ermittle als ersten Schritt, wie viel Zeit du mit den „kleineren“ Aufgaben verbringst. Gib dir anschließend eine harte Zeitbegrenzung und erledige die Aufgabe des gleichen Typs auf einmal (Batching). So vermeidest du das häufige Wechseln von Aufgaben, womit du deinen Flow verlierst und mehr Zeit brauchst.

Ich erledige zum Beispiel meine privaten E-Mails in 5 Minuten – anstatt wie vorher auf den ganzen Tag verteilt in 20 Minuten. Das gleiche habe ich mit meinem Facebook-Account gemacht. Ganz ohne Facebook geht es nicht wirklich mehr. Ich begrenze aber meine Nutzung auf das Wesentliche – dafür sind 10 Minuten ausreichend (meist nur Nachrichten checken und bearbeiten).

4) Verwende Uhrzeit-Begrenzungen

Wenn ich keine Uhrzeit für die Fertigstellung einer kleineren Aufgabe festlege, dann ist die Gefahr des Aufschiebens viel größer. Für diese Aufgaben nehme ich mir vor, sie vor dem Mittagessen zu erledigen. Das vermindert das Risiko, dass ich die Aufgabe bis zum Abend aufschiebe. So habe ich den Abend frei, um mich anderen Dingen zu widmen. Die Zeispanne wird sich nur unnötig ausdehnen, wenn es keine Begrenzung gibt (Parkinsonsche Gesetz).

5) Plane schon die nächsten Aufgaben

Wenn ich keinen vollen Terminkalender habe, dann lasse ich mir natürlich für meine Aufgaben mehr Zeit. Meist mehr als sie eigentlich benötigen. Es gibt dafür aber eine sehr gute Lösung: Plane bereits vor dem Aufgabenbeginn die darauffolgende Aufgabe. So kannst du, nachdem du das Zielergebnis erreicht hast, einfach weiterarbeiten und nutzt deine Zeit effizienter.

Die Zeit zwischen den Aufgaben kann sehr groß werden. Vermeide diese Zeitverschwendung so gut es geht. Plane die gewonnene Zeit viel lieber für wirkliche Erholung ein, oder andere Aufgaben, die dich weiterbringen.

Weitere verwandte Anwendungsbeispiele

Es wird immer wichtiger die eigene Zeit unter Kontrolle zu haben. Versuche mit den vorgestellten Tipps das Parkinsonsche Gesetz zu brechen.

Das Parkinsonsche Gesetz kann nicht nur auf die Zeit abgewandt werden:

Ein weiteres Beispiel ist die konstante Sparquote. Es wurde oft untersucht, wie sich die Ausgaben in Abhängigkeit des Einkommens verhalten. Erstaunlicherweise ist bleibt meistens die Sparquote (Sparbetrag geteilt durch Einkommen) auch nach einer Gehaltserhöhung sehr konstant.  Das heißt die Ausgaben steigen in dem Maße an, wie Einkommen zur Verfügung steht.

Ein weiteres Beispiel ist das Phänomen, dass man umso mehr Zeug ansammelt, je mehr Stauraum man hat. Die gesammelten Dinge häufen sich in dem Maße, wie Stauraum zur Verfügung steht.

Alle diese Beispiele passieren meist völlig unterbewusst; gleich wie das unproduktive Zeitmanagement. Hier gilt es anzusetzen, um möglichst optimal voranzukommen.

Fazit

Für mich stellt das Parkinsonsche Gesetz in Verbindung mit dem Pareto-Prinzip das Grundgerüst für produktive Arbeit dar.

Wie findest du die Tipps? Hast du noch weitere? Kennst du vielleicht noch weitere ähnliche Beispiele für dieses Phänomen?

Schreibe deine Gedanken hierzu gerne in die Kommentare. Ich würde mich sehr darüber freuen.

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3 Gedanken zu „Parkinsonsche Gesetz – Brich dieses Gesetz für ein besseres Zeitmanagement

  1. Hi Michael,

    ich stimme dir zu. Der Nummer 1 Tipp gegen die Rauszögerei von Arbeiten wie der Fertigstellung von Projekten, sei es auch nur das Erreichen des ersten Meilensteins, ist das setzen eigener Deadlines die streng kontrolliert werden. Am besten setzt man noch einen Negativ-Anreiz fest, sollte man die Deadline verpassen. Im Klartext heißt das, man überlegt sich eine „Bestrafung“ in einer angemessenen Art. So kommt die Motivation plötzlich von ganz alleine und die Aufschieberitis ist geheilt.

    Grüße
    Jonas von Gedankennahrung

    1. Hey Jonas, das mit der kleinen „Bestrafung“ ist wirklich ein guter Punkt. Im Internet gibt es schon einige Seiten, wo automatisch ein Geldbetrag an eine Stiftung oder an einen Bekannten überwiesen wird, wenn man seine Zusage/Deadline nicht einhält. Ich halte das für eine gute Idee, um die Motivation zu steigern. Negative Anreize funktionieren in der Regel besser als positive. An der Börse z.B. schmerzt ein Verlust mehr als wenn man den gleichen Betrag gewinnen würde.

      Schöne Grüße
      Michael

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